Le Syndic de copropriété, un professionnel important pour valoriser votre patrimoine
Professionnel de la gestion de copropriétés, le Syndic est votre interlocuteur privilégié pour gérer les désagréments rencontrés au quotidien (fuite d'eau, ascenseur en panne,...) mais aussi valoriser votre patrimoine à long terme (ravalement de façade, travaux d'amélioration énergétique,...). C'est pourquoi il faut absolument trouver celui qui vous correspond.
Le rôle du syndic
Véritable chef d'orchestre de la copropriété, le syndic remplit quatre types de mission : la gestion humaine, la gestion administrative, la gestion technique et la gestion financière.
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1. Gestion humaine
L'une des missions les plus compliquées ou tout du moins nécessitant le plus de qualités humaines : le syndic doit arriver à faire coexister l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble, en s'assurant que chacun soit traité équitablement.
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2. Gestion administrative
Le syndic est un chef d'orchestre, qui propose aux copropriétaires différentes mesures, que ces derniers décident d'appliquer ou non lors d'un vote en Assemblée générale. Une fois les mesures votées, le syndic exécute les décisions prises et veille au respect du règlement de copropriété. Il a également pour mission de conserver et mettre à disposition des copropriétaires l'ensemble des documents relatifs à la copropriété. Il représente enfin le syndicat des copropriétaires en justice si nécessaire.
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3. gestion technique
Le syndic gère l'immeuble en s'assurant de sa conservation, de son entretien et de la gestion des réparations courantes et urgentes. C'est lui qui conclu (au nom du syndicat des copropriétaires) les différents contrats nécessaires à la vie de la copropriété (travaux, entretien, assurance, fluide,...).
Dans le cadre des travaux il fait profiter les copropriétaires de son expertise en batiment et de son réseau d'artisans et intervenants.
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4. Gestion financière et comptable
Le syndic établit chaque année le budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical. Il présente et soumet au vote les comptes de l'exercice précédent, et est le garant de la transparence comptable. C'est lui qui gère la trésorerie de la copropriété, en supervisant le compte bancaire du syndicat et en établissant les appels de fonds nécessaires au fonctionnement.
Les règles de majorité
Il existe quatre règles de majorité en copropriété, qui s'applique en fonction de différents types de vote.
Si une résolution n'est pas votée à la bonne majorité, elle peut être attaquée par un copropriétaire.
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La majorité simple : article 24
C'est la majorité des voix (tantièmes) exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l'AG. Pour le calcul de cette majorité, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte. En pratique, sont considérées comme adoptées à la majorité simple les décisions ayant recueilli une majorité de votes POUR et, comme rejetées, celles ayant obtenu une majorité de votes CONTRE.
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La majorité absolue : article 25
C'est la majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires présents, représentés et absents. Si la décision n'est pas adoptée, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut se prononcer immédiatement à l'occasion d'un nouveau vote à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés).
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La double majorité : article 26
C'est la majorité de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents) détenant les deux tiers des voix (tantièmes). Si la décision n’est pas adoptée, mais qu’elle recueille au moins l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents ou représentés, représentant au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée générale procède à un second vote à la majorité absolue.
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L'unanimité
Les décisions les plus importantes requièrent l'unanimité de tous les copropriétaires (l'unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés ne suffit pas, donc un seul absent empêche d'atteindre cette majorité).
Les impayés en copropriété
Il arrive qu'un ou plusieurs copropriétaires ne paient pas les provisions de charges qu'ils doivent au syndicat des copropriétaires, mettant ainsi en difficulté la trésorerie du syndicat. Cela peut avoir plusieurs conséquences : fournisseurs impayés, travaux non lancés, coupure de fluides,...
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Le recouvrement des charges est de la compétence exclusive du syndic de copropriété. Il n'a besoin d'aucune autorisation de l'assemblée générale des copropriétaires pour engager des actions en recouvrement des charges.
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Première étape : relancer le copropriétaire défaillant et le mettre en demeure de payer
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Dès le 1er impayé de charges, le syndic doit mettre en demeure le copropriétaire défaillant par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte du commissaire de justice de régler sa quote-part de charges. Généralement, une première relance dite gracieuse est envoyée par email ou courrier simple.
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Les frais de mise en demeure (y compris les frais du commissaire de justice) engagés par le syndic sont à la charge du copropriétaire défaillant.
Le copropriétaire défaillant a 30 jours pour payer les charges.
Des intérêts de retard sont dus au taux légal à partir de la mise en demeure.
Par ailleurs, le copropriétaire défaillant peut être condamné à payer des dommages et intérêt pour réparer le préjudice causé au syndicat des copropriétaires.
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Si l'impayé persiste, le syndic peut adresser au copropriétaire défaillant une lettre de rappel. Dans cette lettre, il doit lui être rappelé que la date de paiement des charges est dépassée et qu'à défaut de paiement, une tentative de règlement à l'amiable puis une procédure de recouvrement devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble pourront être lancées à son encontre.
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Les frais de relance engagés par le syndic sont à la charge du copropriétaire défaillant.
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Si le copropriétaire défaillant ne paie pas dans les 30 jours et après mise en demeure restée infructueuse, ou si aucun accord amiable de remboursement de la dette n'a pu être trouvé, le syndic doit engager une procédure devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble.
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Le syndic peut mettre en œuvre une procédure judiciaire accélérée (référé) pour obtenir une condamnation rapide du copropriétaire défaillant.
Le tribunal vérifie si les charges réclamées sont certaines, liquides et exigibles.
Si c'est le cas, les sommes suivantes sont alors immédiatement exigibles :
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Impayé de charges au titre du budget prévisionnel
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Impayé de charges pour des travaux non compris dans le budget prévisionnel
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Cotisations du fonds de travaux
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Ou toutes sommes restant dues pour les exercices précédents après approbation des comptes par l'assemblée générale
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A noter : les impayés de charges peuvent être réclamés au copropriétaire défaillant dans un délai maximal de 5 ans. En outre, un copropriétaire peut faire une action en nullité devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble lorsque la répartition des charges n'est pas conforme à la loi.
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Saisir les biens du copropriétaire défaillant
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Toute créance du syndicat des copropriétaires à l'encontre du copropriétaire défaillant est garantie par une hypothèque légale qui permet à la copropriété de bénéficier d’un droit de préférence (être payé en priorité) en cas de vente amiable ou de saisie immobilière le lot de copropriété.
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Le syndic peut faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat sans autorisation préalable de l'assemblée générale des copropriétaires. L'inscription est faite lorsque le copropriétaire défaillant n'a pas réglé ses charges après la mise en demeure. Le syndic peut également en accepter la mainlevée et, en cas d'extinction de la dette, en demander l'annulation.
En outre, le syndicat des copropriétaires a une hypothèque légale spéciale lorsque le copropriétaire défaillant décide de vendre son lot. L'opposition à la vente est formée par le syndic. Elle permet d'obtenir le paiement des sommes dues sur le prix de vente.
Le syndic peut également recourir à une mesure de saisie conservatoire pour saisir les meubles du copropriétaire défaillant
Le lexique de la copropriété
Assemblée générale
Organe de décisions du syndicat des copropriétaires, l'assemblée générale est convoquée au minimum une fois par an pour discuter et voter les décisions régissant la copropriété (travaux,...). Tous les copropriétaires sont membres de l'assemblée générale, chacun possédant un nombre de voix égal aux tantièmes qu'il détient (sauf cas particuliers, notamment lorsqu'il existe des "clés spéciales").
Appels de fonds
Un appel de fonds est une somme exigible de chaque copropriétaire et correspondant à une des opérations suivantes : provisions pour charges courantes dans le cadre du budget prévisionnel, provisions pour travaux votés en assemblée, constitution d’une avance, cotisation au fonds de travaux, remboursement d’un emprunt du syndicat. Les appels de fonds sont répartis entre les copropriétaires selon les tantièmes des lots leur appartenant à la date d’exigibilité de l’appel (date décidée par l’assemblée ou à défaut définie dans le règlement de copropriété ou à défaut par la loi).
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Budget Prévisionnel
Un budget prévisionnel est voté pour chaque exercice par l’assemblée générale, en principe avant le début de cet exercice. Il constitue une estimation des charges courantes prévues pour cet exercice. C’est sur la base de ce budget prévisionnel que sont établis les appels de fonds de provision pour charges courantes
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Conseil syndical
Le conseil syndical est un organe de contrôle de la mission du syndic. Il est composé de copropriétaires élus par l’assemblée. Les membres du conseil syndical peuvent désigner entre eux un président. L’assemblée peut également décider de se dispenser de conseil syndical.
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Etat daté
Document établit par le syndic dans le cadre d'une cession d’un lot, à titre onéreux (vente) ou gratuit (donation, succession), l’état daté synthétise l'ensemble des informations relatives aux éventuelles dettes du propriétaire cédant vis-à-vis du syndicat.
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Lot de copropriété
Un lot est composé de façon indissociable de parties privatives de l’immeuble et d’une quote-part des parties communes de l’immeuble (appelée aussi « tantièmes »). La liste des lots, de leurs caractéristiques (localisation, désignation, affectation, etc.) et de leurs tantièmes est établie dans l’état de division. Le "lot" peut désigner un appartement, un parking, un local commercial,...
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Parties communes
Les parties communes sont les parties de l’immeuble dont la propriété est indivise entre les copropriétaires. On distingue les « parties communes générales » dont la propriété est répartie entre tous les lots de l’immeuble (donc tous les copropriétaires), et les « parties communes spéciales » dont la propriété est répartie entre un sous-ensemble des lots de l’immeuble (donc un sous-ensemble des copropriétaires), typiquement un bâtiment quand l’immeuble est composé de plusieurs bâtiments.
Parties privatives
Les parties privatives sont les parties de l’immeuble appartenant à un seul copropriétaire. Elles sont divisées en lots, selon l’état de division
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Provisions
Les provisions sont appelées par le syndic aux copropriétaires afin de constituer une trésorerie pour payer les fournisseurs des dépenses relatives au budget prévisionnel des charges courantes ou au budget voté par l’assemblée pour des travaux spécifiques. Contrairement aux avances, les provisions ne sont pas remboursables en cas de mutation.
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Règlement de copropriété
Ce document détermine la destination des parties tant privatives que communes, ainsi que les conditions de leur jouissance ; il fixe également les règles relatives à l’administration des parties communes ; et il définit les règles de répartition des charges communes entre les lots pour chaque catégorie de charges. En général ce document reprend l’état de division, qui peut néanmoins être un document indépendant.